Procedura per la migrazione da Excel a GRID

   

1. Introduzione

GRID offre una procedura che permette il trasferimento dei dati da applicazioni Microsoft Excel (oppure Access) verso GRID in maniera facile e veloce. La procedura esegue alcuni check sui dati e consente di codificare i valori delle colonne qualitative con la generazione di nuove tabelle di decodifica.

2. Il ciclo di vita del file Excel

A un certo momento è necessario decidere di interrompere le modifiche del file Excel in progress che si è deciso di migrare in una tabella MySql che sarà poi gestita da GRID. In linea di massima si può decidere lo "stop" alle modifiche quando si è "ragionevolmente" sicuro che il file Excel sia corretto, sia dal punto di vista concettuale che dei contenuti.

Non è quindi né opportuno né necessario che il file Excel sia "perfetto" e/o "completo" per decidere di interrompere le modifiche e per iniziare la migrazione, e questo per due motivi:

  • E' quasi impossibile stabilire se un file Excel sia o no senza errori perché Excel fa pochissimi controlli sui contenuti e non è in grado di segnalare refusi e/o errori
  • Una volta la migrazione finita - durante la quale tutti i refusi e gli errori saranno sistemati -, la gestione dei contenuti (inserimento di nuovi contenuti e/o aggiornamento dei contenuti) continuerà con l'applicazione GRID.

3. Le fasi della procedura

La procedura è composta da tre fasi:

  • la prima si basa nella verifica e correzione del foglio Excel
  • la seconda fase riguarda la migrazione del file Excel in una tabella MySql
  • la terza fase consiste sulla sistemazione della tabella MySql per l'ottenimento di una base dati ben strutturata

Le due ultime fasi sono supportate dal tool "Manipolazione delle Tabelle MySql" (MTM) di GRID.

3.1 Verifica e correzione del foglio Excel

Questa fase ha lo scopo di identificare e correggere le eventuali situazioni "problematiche" che potrebbero compromettere sia la ricerca che la visualizzazione dei dati in GRID.

Una delle prime attività di questa fase consiste nella ricerca di caratteri "particolari" in Excel che possono impedire, poi, il corretto funzionamento delle ricerche.

Per esempio se un utente inserirà in un campo della maschera SEARCH di GRID la stringa "un'idea" e se una riga del foglio Excel contiene, per questa colonna, la stringa "Lo spazio di un’idea …", allora questo record non verrà selezionato da GRID perché la quote nel file Excel e quella digitata nella maschera SEARCH sono diverse.

La soluzione a questo tipo di problema consiste nel sostituire, in questa fase, i caratteri "particolari" con quelli standard.

3.2. Migrazione del file Excel in una tabella MySql

La migrazione è un'operazione automatica. Se vengono evidenziati errori durante questa fase, è necessario tornare alla fase numero uno per correggerli. Per esempio, se il numero di record della tabella MySql è diverso da numero di righe del foglio Excel, è probabile che alcune celle Excel abbiano un "ritorno a capo" all'interno.

3.3. Sistemazione della tabella MySql

Lo scopo della sistemazione è di rendere la futura applicazione GRID "robusta", sia quando l'operatore svolge attività di Data Entry (inserimento dati) oppure di aggiornamento dati, sia quando il visitatore del sito effettua ricerche sui contenuti.

La fase di sistemazione prevede, prima di tutto, un certo numero di check eseguito dal tool MTM sui contenuti della tabella MySql: check dei campo obbligatori, check dei campi codificati con il relativo menu a tendina, check dei valori in funzione delle caratteristiche dei campi, ecc.

Per rendere l'applicazione GRID più robusta in fase di Data Entry e aggiornamento dati, durante questa fase i campi qualitativi non codificati vengono trasformati in campi qualitativi codificati tramite un processo semi-automatico supportato dal tool MTM, i cui risultati sono la generazione di una tabella di decodifica esterna per ciascun campo qualitativo e l'inserimento della chiave generata nella tabella dati.

Questo processo è semi-automatico in quanto produce dei tabulati che permettono di evidenziare gli errori / refusi di Excel tramite un'analisi (questa volta "umana") dei risultati. Per esempio, quando il nome di una persona è presente in Excel, alcune volte come "nome cognome", altre volte come "Cognome nome".

Per rendere l'applicazione GRID più robusta anche in fase di ricerca, la fase di sistemazione della tabella SQL può prevede alcune operazioni interamente automatiche eseguite dal tool MTM, come la traslitterazione dei campi "testi" per consentire la ricerca, indipendentemente delle lettere accentati, delle maiuscole e minuscole.

Alla fine di questa ultima fase della procedura si ottiene una base dati ben strutturata composta da una o più tabelle MySql.

4. Vantaggi dell'utilizzo delle tabelle di decodifica

Le tabelle di decodifica permettono di visualizzare dei menu a tendina nella maschera CRUD, in fase di Data Entry o di aggiornamento dati. Al contempo questo non impedisce all'utente di aggiungere nuovi valori nella tabella di decodifica, per esempio in fase di Data Entry, tramite la funzionalità "Valore non in elenco" di GRID.

Inoltre i vantaggi di utilizzare campi qualitativi codificati risiedono in una maggiore facilità di gestione (per esempio il "rename" delle descrizioni senza cambiamento dei codici) e nella possibilità di utilizzare le funzioni statistiche dedicate ai campi qualitativi come le tabelle di frequenze semplici e doppie.